Tergooi

Decennialang was de analoge fax een van de voornaamste communicatiemiddelen binnen en tussen ziekenhuizen. Desondanks strookt het niet langer met moderne eisen van een ziekenhuisomgeving. Het is namelijk niet alleen ouderwets, maar ook onveilig, achterhaald en kostbaar. Toch verloopt veel gegevensuitwisseling in de zorg nog steeds via de (analoge) faxlijn. Ook bij het Tergooi ziekenhuis was dit tot kort geleden nog het geval. In hun nieuwe ziekenhuis dat in mei 2023 de deuren zou openen is geen faxlijn meer aangelegd en dus was er een harde deadline om over te stappen naar een nieuwe manier van communiceren.

Het omarmen van verandering blijkt echter complexer dan het op het eerste gezicht lijkt, aangezien de fax diep verankerd is in essentiële werkprocessen. Enkele voorbeelden zijn receptbrieven die nog op papier worden uitgegeven of het aanmelden van patiënten bij andere zorginstellingen dat standaard op papieren aankruisformulieren gebeurd. Een faxloze zorg is geen technologische uitdaging meer. Het gaat juist om gedragsverandering en het aanpassen van die processen die eigenlijk al lange tijd niet goed zijn ingericht.

Dit project heeft zich specifiek gericht op het menselijke aspect: hoe kunnen we de werkprocessen optimaliseren en de communicatie voor medewerkers verbeteren zonder dat dit als extra werk wordt ervaren. Bovendien heeft het zich ontvouwd als een iteratief proces, waarin voortdurend nieuwe uitdagingen naar voren kwamen die aangepakt dienden te worden. Samen met een projectteam met vertegenwoordiging vanuit medisch secretariaat, doktersassistenten en afdelingshoofden is Tergooi sinds 1 december 2022 als één van de eerste ziekenhuizen in Nederland helemaal fax-vrij is.

Onze missie is om na 179 jaar voorgoed afscheid te nemen van het gebruik van de fax in (en buiten) de zorg, daarom hieronder de stappen om te zorgen dat ook jouw zorginstelling faxloos gaat werken:

Inventariseer met wie je nog faxt en waarom?
Zorg dat bepaalde werkwijzen gedigitaliseerd worden waardoor faxen niet meer nodig is.
Maak een duidelijk overzicht van de alternatieven van faxen: Edifact, LSP of veilige mail. Spreek vervolgens met elkaar af dat de fax niet meer gebruikt wordt.
Communiceer naar je ontvangers dat je stopt met faxen en hoe je de inkomende berichtgeving wenst te ontvangen.
Spreek een fax-einddatum af waarop de faxlijn uitgezet wordt en zorg dat de hele organisatie daar naartoe werkt.